Manajemen Masjid (1) Perencanaan Strategis dan Setting Organisasi

Pada suat siang, ketika menyampaikan pembukaan di kelas Akuntansi Manajemen, saya mengutip suatu ceritera yang sudah saya ceriterakan mungkin puluhan kali. Cerita ini bermula dari pertanyaan ketika wawancara akhir kerja, ketika melamar di dua kantor akuntan public terbesar di dunia. Pertanyaannya cukup singkat, what is your biggest achievement so far? (apa prestasi terbesarmu yang pernah kami raih sampai dengan saat ini?). Saya menjawab di dua sesi wawancara itu adalah ketika saya menjadi ketua remaja masjid di kampung saya.  Pewawancara kemudian menanyakan, what is so special at that time ? (apa yang sangat spesial waktu itu, sehingga anda sebut sebagai pencapaian terbesar?)

Saya mulai menceritakan, awal mula, ketika saya tidak punya pengalaman organisasi apapun, dan kemudian tiba-tiba (mungkin lebih tepatnya kecelakaan) saya dipilih menjadi ketua Remaja Islam Masjid At-Taqwa (RISMA). Seingat saya masjid At-Taqwa adalah masjid terbesar di kecamatan dan memiliki lokasi paling strategis, karena tepat di pinggir jalan raya. Masjid itupun mencakup tiga pedukuhan, dengan dihuni mungkin lebih dari 600 keluarga. Jumlah remaja Islam waktu itu mungkin kurang lebih 200 an orang, tetapi ketika ada acara di masjid, mungkin paling banter yang datang sekitar 30-40 orang.

Saya masih ingat betul, saya di serahi uang dari bendahara lama, alhamdulillah, Rp8.000 rupiah, dan segera habis untuk memfotocopy undangan. Padahal ada acara pengajian menyambut Isra’ Mi’raj, di awal pengurusan kami. Pada titik tersebut, saya dipaksa memutar akal, bagaimana mengadakan acara tanpa membutuhkan dana yang besar. Setelah melakukan serangkaian pembicaraan, waktu itu muncul terobosan (atau mungkin kenekatan), yaitu dengan meminta bantuan ke masyarakat bukan berupa dana, tetapi snack/makanan kecil. Konsumsi memang menjadi pos pengeluaran terbesar ketika mengadakan pengajian, yang biasanya dihadiri kurang lebih 200-300 orang. Alhamdulillah tidak terlalu sulit meminta bantuan snack dari para ibu-ibu, yang rata-rata menyumbang 20-30 paket. Masalah konsumsi sudah bisa diatasi, dengan meminta bantuan ke 10 orang ibup-ibu, tetapi bagaimana dengan tanggapan masyarakat, ketika tahu konsumsi satu dengan lain berbeda-beda??? Tetapi ketakutan tersebut sirna, ketika selesai kami menyuguhkan konsumsi tersebut, ibu-ibu justru ketawa-ketawa karena sadar bahwa konsumsi satu sama lain berbeda-beda. Keyakinan kami benar, bahwa orang ke masjid untuk mengaji, bukan untuk mengomentari konsumsi. Hal ini menepis keraguan banyak pihak, bahwa tentang ide terobosan kami tersebut. Pada akhir pengajian,setelah kami hitung kami mendapatkan infaq sejumlah Rp140.000, setelah dipotong untuk berbagai macam biaya, kami mendapatkan surplus Rp100.000 untuk mengisi kas kami.

Selanjutnya, kami bersiap menghadapi Ramadhan. Optimisme kami menguat, seiring keberhasilan acara kami yang pertama. Saat itu saya sedang getol-getolnya memperlajari akuntansi manajemen di bangku kuliah, dengan konsep-konsep mutakhir tentang strategic planning, balanced scorecard, total quality management. Saya sangat tertarik untuk bisa menerapkan konsep-konsep tersebut di RISMA. Saya masih ingat beberapa temen di kampus mentertawakan keinginan saya tersebut. Cuma saya berpikir, organisasi hanya akan maju bila dikelola dengan baik. Mengelola organisasi dengan baik tentu butuh ilmu manajemen. Hal pertama yang saya sadari kurang dari RISMA pada waktu itu, adalah organisasi tersebut tidak memiliki perencanaan strategis, sehingga arah organisasi kurang fokus. Lewat berbagai diskusi, wawancara dan pengkajian terhadap pendirian RISMA, akhirnya pengurus baru waktu itu berani merumuskan misi visi RISMA, yaitu (1) memakmurkan masjid (2) menjalin ukhuwah Islamiyah (3) meningkatkan peran sosial masjid. Kami berkeyakinan tanpa menjalankan ketiga fungsi tersebut RISMA tidak akan bisa berkontribusi banyak terhadap kemajuan masjid. Kamipun kemudian melakukan sosialisasi ke tokoh-tokoh pemuda, pengurus lama, pengurus baru, tentang tawaran misi visi kami tersebut. Alhamdulillah, tidak ada tantangan berarti dan semua pihak bisa menerima.

Ternyata, gebrakan-gebrakan awal kami mengundang banyak perhatian dari senior. Tanpa pernah saya bayangkan, saya didatangi dua orang pengurus lama, dan mereka kemudian mempercayakan dana yang lumayan besar pada waktu itu, yaitu Rp350.000 dan Rp300.000 untuk kami kelola. Jadi kurang dari dua bulan kas kami dari Rp8000 meningkat menjadi Rp800.000. Kami pun kemudian mencanangkan untuk mencapai kas Rp1.000.000 setelah 3 bulan. Suatu target yang fantastis, tetapi membuat semua orang tertantang untuk merealisasikannya.

Saya sangat percaya dengan perlunya tim inti dalam sebuah organisasi. Perusahaan-perusahaan yang sukses selalu memiliki tim inti yang menggodog konsep dan menjadi tenaga penggerak utama organisasi. Lewat beberapa kali seleksi, akhirnya kami berhasil membentuk tim inti, dan rutin melakukan rapat satu minggu sekali. Tim inilah sebenarnya yang ada di belakang kesuksesan program-program RISMA berikutnya.

Seiring dengan jalannya waktu, kami baru sadar banyak sekali sarana yang kurang dari Masjid. Pada waktu pengajian besar, kami harus meminjam gelas karena gelas yang ada di masjid tidak mencukupi. Maka kami membuat terobosan kedua, yaitu membuat program Infaq Gelas. Kami membuat edaran dan datang ke rumah-rumah dan ke kelompok pengajian, untuk meminta sumbagan gelas. Diluar perkiraan kami target kami untuk mendapatkan 100 gelas, ternyata mendapatkan sampai dengan 400 gelas. Dukungan dari masyarakat atas program –program kami, di kemudian hari ternyata menjadi modal social yang besar untuk mendukung kesuksesan program.

Kunci sukses lainnya, dan mungkin yang paling penting, adalah keberhasilan kami menjaga hubungan baik dengan takmir masjid. Beberapa waktu sebelumnya ada hubungan kurang enak antara takmir dan RISMA, karena dilatarbelakangi perbedaan pandangan dan saling ketidakpercayaan. Kami mencoba melakukan pendekatan-pendekatan pribadi ke tokoh, sambil terus meyakinkan tentang program-program kami, dan ternyata kemudian membuahkan hasil. Pada rapat takmir, takmir setuju dengan usulan kami untuk membiayai program-program rutin RISMA selama satu tahun, dengan memberikan dana sebesar Rp300.000. Menurut beberapa pengurus lama, hal ini baru terjadi pertama kali, sepanjang sejarah RISMA.

Dukungan dana dari berbagai donatur, ternyata tidak mencukupi membiayaai kegiatan RISMA. Sehabis mengadakan acara Lomba TPA se-Kecamatan, kami deficit Rp200.000, belum termasuk mengganti sandal peserta yang hilang senilai Rp50.000. Setiap acara rutin kami selalu nombok, sehingga kas yang tadinya hamper mencapai Rp1.000.000 merosot menjadi Rp500.000. Kami segera memutar akal untuk mengadakan kegiatan yang segera menghasilkan dana, tanpa harus mengedarkan proposal untuk mencari donator dari warga. Kami sepakat, bahwa donator dari warga hanya kami edarkan untuk membiayai kegiatan ramadhan. Selainnya kami berusaha mandiri dengan mengadakan kegiatan-kegiatan yang produktif. Setelah berbagai rapat, kami memutuskan untuk mencetak kalender dan menjual ke warga. Namun hasilnya tidak seberapa, karena dipotong untuk biaya produksi. Kemudian kami membuat terobosan ketiga yaitu dengan mengadakan kegiatan pengumpulan dan penjualan barang bekas. Kami menarik gerobak dari kampong ke kampong, dan diluar perkiraan kami ternyata antusias warga untuk menyumbang/membuang barang bekas sangat tinggi. Kami menjual barang bekas hamper setengah truk dan mendapatkan Rp300.000. Kemudian kamipun mendapatkan proyek dari takmir untuk menjadi tenaga pengedar undangan, dengan pemasukan kami bagi setengah buat yang mengantar dan setengah buat RISMA. Sehingga kurang dari 6 bulan sejak pengurus dibentuk, kas RISMA sudah bisa menembus Rp1.000.000, jumlah yang luar biasa besar bagi kami saat itu, dan seingat saya untuk organisasi pemuda di kampong kami, belum ada yang memiliki kas diatas Rp1.000.000.

Ketersediaan kas membuat kami lumayan pe de dalam membuat berbagai acara. Untuk acara-acara rutin kami selalu berusaha membuat kejutan dan sesuatu yang berbeda. Misalnya pas malam takbiran, kami mengadakan pesta kembang api, yang diluncurkan dari atas masjid. Kami juga mengadakan studi banding ke Masjid Jogokaryan untuk menimba ilmu, mendatangkan ustadz dari AMM Kotagedhe untuk melatih ustadz TPA kami, membeli peralatan dapur lengkap dan mengadakan acara masak bersama di hari-hari tertentu, membentuk Tim sepakbola, membuat seragam olah raga dan jaket RISMA, dll.

RISMA kemudian berganti menjadi Angkatan Muda At-Taqwa (AMT), setelah 4 tahun RISMA. Saat ini kemajuan AMT sudah jauh melebihi apa yang kami capai waktu itu. Setiap kali kami berkunjung ke masjid, selalu saja Nampak perubahan baik fisik maupun kegiatan di Masjid At-Taqwa. Apabila ada kesempatan, saya akan tuliskan lagi beberapa hal menarik dari AMT.

One comment

  1. Pengalaman yang sangat berkesan dan menginspirasi saya untuk merevisi strategic planning ke depan untuk diri sendiri maupun organisasi..

    Like

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s