Run Business by System (RBS) – Jalankan Bisnis Anda dengan System !

Setelah melakukan review terhadap apa yang kami lakukan di SYNCORE Consulting selama 3 tahun ini, kami berkesimpulan bahwa ada kebutuhan yang sangat besar dari pengusaha untuk menjalankan bisnisnya dengan system. Apakah anda seorang pengusaha pemula, pengusaha yang mewarisi bisnis keluarga atau pengusaha yang bisnisnya sedang berkembang anda pasti menghadapi masalah yang kurang lebih sama: Bagaimana bisnis bisa berjalan tanpa banyak campur tangan saya?

Sebagian masalah bisnis karena proses yang tidak standar!

Pada awalnya anda sangat menikmati proses untuk terlibat dalam semua aspek bisnis anda sampai dengan hal-hal yang mendetail. Anda merasa aman ketika ada tahu setiap inci perkembangan dari bisnis anda. Tetapi semakin bisnis anda berkembang hal tersebut selanjutnya menjadi suatu masalah. Waktu anda menjadi habis. Tenaga anda menjadi terkuras untuk mengikuti rapat, menjalankan berbagai aktivitas, membaca laporan-laporan dan melakukan koordinasi dengan anak buah anda. Anda menjadi semakin sedikit memiliki waktu untuk memikirkan pengembangan produk anda, menemui calon-calon klien atau mitra baru atau bersantai sejenak dengan keluarga anda. Anda semakin merindukan waktu awal-awal anda memulai bisnis dimana anda merasa sangat produktif dan bergairah.

Sebagian pemilik atau pengusaha yang memiliki masalah seperti diatas datang ke kantor kami. Mereka selalu menceritakan bagaimana sulitnya mengembangkan bisnis pada waktu awalnya dan ketika sekarang mereka sudah sampai satu titik tertentu, mereka seharusnya bisa bersantai dan menikmati hasil, namun banyaknya pekerjaan dan masalah yang harus diselesaikan membuat mereka justru dituntut semakin keras bekerja. Apa yang salah ?

Apabila anda memiliki masalah seperti itu, sebagai permulaan kita memberi selamat kepada anda . Selamat? Ya Selamat, karena anda memiliki masalah yang berkualitas (High Quality Problems). Masalah yang baik adalah masalah yang bermutu, yaitu masalah yang ketika kita selesaikan akan membuat bisnis kita jauh berkembang. Jauh lebih baik kita pusing karena terlalu banyak order pekerjaan, daripada pusing karena tidak ada pekerjaan.

Selanjutnya kita analisis, kenapa ada kekacauan dalam penanganan order-order tersebut? Mengapa ada order yang tidak terkirim tepat waktu, customer complaint karena mereka mendapatkan barang tidak sesuai yang dipesan, pembayaran molor karena kita lupa menagih dan kita kesulitan melacak perputaran uang yang ada di perusahaan, sehingga banyaknya order tidak seiiring dengan banyaknya uang kas yang kita kumpulkan.

Setelah dirunut ternyata bukan karena anda kurang orang, bukan karena orang yang menjalankan tidak pinter, tetapi karena memang perusahaan anda belum berjalan dengan system. Ya, perusahaan anda masih menggantungkan pada kemampuan orang-per-orang. Sehingga ketika orang tersebut cuti, sakit, tidak mood atau resign maka bisnis anda terganggu. Silahkan lihat semua usaha yang bisa berkembang menjadi besar, apakah karena di perusahaan tersebut ada si A, si B atau yang lain? Kemampuan orang tentu sangat berpengaruh, apalagi kalau orang tersebut menjadi pimpinan, tetapi kalau kita bergantung pada orang untuk pekerjaan-pekerjaan yang rutin, tentu ini menjadi masalah besar bagi kita.

Proses yang baik, mengantarkan pada hasil yang baik !

Setelah bisnis kita berjalan dua atau tiga tahun, kita akan belajar apa yang baik dan apa yang tidak baik. Kita harus cepat-cepat membakukan proses yang baik tersebut, sehingga menjadi kebiasaan dan budaya kerja perusahaan kita. Apabila kita sudah sampai di tahap budaya kerja maka siapapun orang yang berada disitu mau tidak mau akan ikut budaya tersebut, dan apabila kita memiliki budaya yang baik tentu ini akan menjadi modal besar kita untuk meraih kesuksesan.

Sehingga tugas utama dari seorang pemimpin atau pemilik perusahaan adalah melakukan review terhadap proses-proses yang telah berjalan dan memilah mana yang perlu dibakukan dan mana yang perlu dirubah. Proses memilih mana yang harus dibakukan dan mana yang tidak ini harus melibatkan pemilik , karena pemiliklah yang paling tahu apa yang baik bagi perusahaan dan apa yang tidak.  Proses tersebut harus dikaitkan dengan strategi pemasaran, yaitu bagaimana cara kita memuaskan pelanggan. Proses yang ribet tentu saja tidak disukai oleh pelanggan bukan? Tetapi bagaimana kita mendisain proses yang ringkas, tetapi tidak kehilanggan pengendalian atas kemungkinan terjadinya kesalahan atau kecurangan. Hal ini tentu membutuhkan analisa mendalam dan diskusi yang serius dengan berbagai pihak terkait.

Menyusun SOP adalah sebuah Investasi !

Apabila kita berkaca pada Starbucks , Kentucky Fried Chicken dan usaha-usaha waralaba sukses lainnya, mereka semua sangat serius dalam menyusun dan memberlakukan SOP untuk semua aktivitas bisnis mereka. Sehingga anda bisa menemukan pelayanan Starbucks, KFC, McDonnald disemua tempat di seluruh dunia, NYARIS SAMA ! Sudah banyak pula usaha di Indonesia yang sudah sampai pada tahap tersebut, misalnya Indomaret, Amaris, Tiki dan banyak perusahaan lain yang sudah memiliki SOP yang sangat standar. Sehingga anda harus memandang bahwa SOP adalah aset perusahaan anda seperti halnya gedung atau peralatan yang anda miliki. Karena SOP adalah ‘alat’ yang membantu karyawan anda dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Saya akan mulai berbagi bagaimana langkah-langkah agar perusahaan anda bisa dijalankan berbasis system dengan tag #RBS. Silahkan menyimak !

One comment

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s